歓送迎会の案内文をメールで送る場合のコツと例文

歓送迎会に向けて、幹事の方は、日程の調整やら、会場との打ち合わせやらで、本当に大変かと思います。

中でも、歓送迎会の案内は、結構手間がかかりますね。

私から、歓送迎会の案内文をメールで送る場合のコツと主賓の方にあわせた例文をお伝えします。

歓送迎会の案内状はいつまでに

歓送迎会の案内は、本来のマナーからすると、文書の案内状でご案内するのがいいです。

でも、会社の部署の歓送迎会などは、出欠の確認が早めにできたりするので社内メールを使うことをおすすめします。

では、時期としてはいつ頃に出すのがいいのでしょうか。

目安としては、1ヶ月前には、出すようにしましょう。

参加いただく方が予定を立てやすいですから・・・。

歓送迎会の案内をメールで送る場合のコツ

件名

＜件名＞の良い例

平成○○年度　歓送迎会のご案内
○○部歓送迎会のご案内

（具体的に書きましょう）

＜件名＞のNGな例

Re:
よろしくお願いします
お疲れ様です
お世話になっております

本文

社内では、ご存じのように、日々たくさんのメールが行き交っています。

本文のはじめには、

誰宛か
日付は
差出人は、
内容は何なのか、
幹事は誰かを、

明記しましょう。

受け取った人が、読みやすい文章とは、要点を明確にして、数行ずつで区切って空白行を入れたものです。
（この辺りが、デキル人というのでしょうか。）

歓送迎会の会場のサイトがわかれば、本文中にリンクとして引用しておくとよくわかっていただけます。

終わりの方で、返信のお願いも書きます。

「◯月◯日までに、このメールの返信にて出欠をお知らせ下さい」

また、文末には、差出し人の名前と連絡先の電話番号やメールアドレスを書いておくと、参加者に何かあったときに大変役に立ちます。

忘年会とは違い歓送迎会では、お送りする方とお迎えする方がおられます。

人事部に照会して、お送りする方とお迎えする方の氏名と部署を必ず確認しておきましょう。

メールの不達や未開封への対応

重要なことを書きます。

それは、メールは決して万能ではないということです。具体的には不達や受取手の未開封です。

対策としては、朝礼や、昼休みなどを利用して、

「歓送迎会の案内メールを送っておきました。皆さん、ふるってご参加ください」

と、はっきりと大きな声で、繰り返し伝えてください。

この方法は、すごくアナログ的ですが、確実ですよ。

歓送迎会の案内のメールの例文

お送りする方とお迎えする方の詳細を記載します

【　　　　　　　　　　　　　　　　　】

の部分は、お送りする方とお迎えする方をはっきりと記載しておきます。

こうすることで、参加される方も

「○○様には、お世話になったので、是非参加したい。」

と、気持ちが入ってくることと思います。

この部分を送る方とお迎えする方にあわせて例文を紹介します。

全員に参加をお願いしたいところですが・・・

幹事としては、是非、部内の方の全員に参加をお願いしたいところです。

でも、そんな思いを「原則として参加」なんて書いてしまうと、ちょっと重たくなります。

ですから、例文にもありますように、

「希望と致しましては、全員参加していただけるとお送りする方やお迎えする方がお慶びいただけることと思います。

是非、皆様の参加をお待ちしております。」

くらいにしておく方がいいと思います。

まとめ

歓送迎会の幹事さんは、本当に大変です。

でも、何回もある事ではありませんので、あなたを売り込む「チャンス」と思って、思いっきりされてください。

歓送迎会のことでお悩みのあなたに、

こちらでも紹介しています。

よろしければご覧ください。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。