歓送迎会の幹事は大変ですね。
私から、歓送迎会の会場選びのポイントと料理の選び方を今までに実際にあったトラブルを紹介しながらお伝えします。
目次
歓送迎会の幹事の仕事は、経験者に聞きましょう
私がお伝えする歓送迎会の会場選びのポイントと料理の選び方をまず読んで、「あぁ、こんなふうに選ぶのか。」とか「ここがポイントなんだな。」と軽く頭に入れておいてください。
そして、先輩や同僚に昨年や1昨年に歓送迎会の幹事をされた方を教えていただきましょう。その会社のやり方がありますから・・・。
そして、アポを取ってから、お話を伺いましょう。
「歓送迎会の時はどうでしたか。」なんて聞き方は、失礼になりますし、ちゃんとは教えていただけないかもしれません。
あなたの真剣さで、相手から聞き出しましょう。
お聞きしたいポイントは、日程、会場、会費、案内状、記念品、進行、挨拶は誰にお願いするのか、2次会、等々とたくさんありますが、このことはあなたの胸に置いておいて、
まず、「歓送迎会の場所はどこでしたか。」「どんな点に気をつけて選ばれましたか。」「料理を選ぶ時に、気をつけられたことは何ですか。」
とポイントを絞って尋ねて見ましょう。
「メモをとってもいいですか。」の一言もきちんといいましょう。
また、「歓送迎会が終わった後は、どうでしたか。」ということも聞いてみるといいですね。
あなたが、真剣に聞いていきますと、他のポイントについても教えていただけることと思います。
最後に、丁寧にお礼を言ってくださいね。貴重な時間を割いて教えていただいたわけですから・・・。
歓送迎会の会場選び その前に
さて、歓送迎会の幹事の仕事について、大まかには頭に入ったことと思います。
では、次に、いよいよ会場選びといきたいところですが、早ければ早いほどいいのですが・・・。
でも、その前に、決めておくことがありますよ。
それは、日程です。
会場選びの前の日程の決め方
会社によっては、歓送迎会の日程が、毎年決まっている場合は、その日程で進めましょう。
でも、毎年、違った開催日を決めているところの場合は、考えることが必要です。
いきなり決めてしまった後で、「この会社では、前々からこうしていたんです。」というトラブルがないように、
事前に、その会社で、日程を決めるのに特別な配慮がいる場合は、先ほど経験者の方からお聞きした情報の中に入っているはずです。
気になる場合は、特別なことがないかどうかをお尋ねしてもいいですね。
特別なことは、十分に配慮しましょう。
特別なことがない場合は、決めるポイントは、まず、主賓の方、（お迎えする方や、送り出す方）に、いくつかの候補を挙げて都合の良い日を2日以上お聞きすることです。
日程の調整で「主賓の中で一番上役の日程が合わなくて参加していただけなくなった。」なんて大きなトラブルも実際にあります。
お伺いする順番は、必ず役職の上の方からです。
お伺いしたときには、「○○課長は、どうでしたか。」と聞かれることが良くあるので、ちゃんと聞いておいて返事ができるようにしておきましょう。
お聞きして結果をまとめるのには、やはり、役職の上の方の都合から決めて行きましょう。
主賓の人数が多いほどこの調整は大変になりますが、何回もしっかりと足を運んで、連絡して誠意を持ってお話していきましょう。
気持ちをしっかり持って行くと、都合を合わせていただけるようにもなります。
ここが一番のあなたの手腕と言うことですね。
主賓の参加していただける日程が決まりましたら、皆さんにお伝えします。
「参加者から、なぜこの日にしたのか。とたずねられて困ってしまった。」ということを聞きます。
上司にきちんと相談しておけば、「主賓の方のご都合をお伺いして決めした。」と胸を張ってお伝えできますね。
日程が決まってからのお店選び
経験者の方から伺った情報を思い出してみましょう。お店選びのポイントをいくつか紹介しますので、あわせて考えてみてください。
予算をはっきりとさせてからお店を選ぶ
普段から、社内の親睦会のようなところで、積み立てている場合は、予算的にゆとりがある場合がありますが、多くの場合は、前日や当日にお金を集めるスタイルですね。
だいたい1人で上限4000円くらいでしょうか。5000円になるとブーイングが出そうです。
記念品料と主賓の食事代などは、1人1000円として社内の皆さんから事前に集めておくといいです。
お贈りするときに、手渡す人から「これは、社内全員の気持ちです。」とお話しできますし、いただく主賓も喜ばれますね。
でも、会社独自のやり方もちゃんと聞いておいてくださいね。
そして、主賓からはお金はいただきません。
こんなドラブルが実際にありました。
予算が苦しくなり、当日、主賓からもお金をいただいた歓送迎会があったそうです。
その時の主賓の方が転勤先でそのことをおおっぴらに話したものだから、その時の幹事は誰だといういことになり大変な事になったそうです。
となりますと、食事と飲み物も入れて1人必ず4000円以内ということですね。
この予算から出ないようにすることが、一番大切です。
お店を場所から選ぶ
会社の今までの歓送迎会の場所は、
終業後に参加しやすいということから比較的会社の近くのお店を選んでいたのか？
参加者が帰宅するのに便利な駅の周辺を選んでいたのか？
会社に来てくれたり、駅に送ってくれたりする送迎バスを利用して比較的郊外のお店を選んでいたのか？
2次会、3次会へ参加する方が多いので、街中のお店を選んでいたのか？
このような感じでお店の場所を選ぶといいですね。
「この店がいいのでは？」と思い込んで決めた後で、「こんな遠くで！！」とか「2次会はどこですればいいの？？」なんてブーイングがくることもありますのでよく考えて決めましょう。
そして、配慮しておくこととして、お酒は飲まなくて車で参加する方もおられるようならお店の近くの駐車場も探しておく必要があります。
「駐車場なら、ここです。」とお伝えすれば、車で来る方に喜ばれますね。
お店を料理から選ぶ
だいたいの場所が決まりましたら、今度は、料理の種類からお店を選んでみましょう。
料理を選ぶには、参加される方の中で、
男性が多いのか、女性が多いのか、
年齢は20歳代～30歳代が多いのか、40歳代～50歳代が多いのか、あるいは、20歳代～50歳代と年齢の幅がかなり広いのか、
という点から考えておく必要があります。
もうちょっと突っ込んで考えてみますと、油ものが多い料理は、男性や比較的若い層にはいいのですが、女性や年配層からは、「料理がくどくてあまり食べられなかった。」と次の日に言われることがあります。
ですから、参加者が男女どちらも多いとか、年齢層も幅がある場合には、和食やバイキングというチョイスもあります。
このことは、幹事1人では、決めかねることですので、職場の親しい方に相談してみましょう。
相談するときに、食物アレルギーをお持ちの方や好き嫌いのある方の情報も聞いておきましょう。
事前にお店と打ち合わせをするときに、アレルギーの元となる食材や苦手な食材を外しておいていただくと喜ばれますね。
料理の多さ・量なのですが、いいお店に行きますと、予算が決まっていますので、自ずと量が少なくなります。
その場で料理を追加注文されて結局幹事がかぶったなんてトラブルもあります。
また、少ないと歓送迎会が終わった後で、参加者がどこかで食べて帰るなんてことになると興ざめですね。次の日の社内の会話が怖くなりますね。
飲み物ですが、これは、飲み放題に限ります。予算が限られていますから・・・。
料理や飲み物の追加注文はしないでくださいと会の始めにきちんとお伝えしておきましょう。
お店への下見はしっかりと
あなたは、すでにお気づきのことと思います。
お店選びの時に、「この店でどうかな？」と絞り込んでからは、足を使って口をしっかりと使って、下見をしてみると、人数に見合った広さかどうかもよくわかります。その他細かなことまで聞いておいてください。
その時に聞けなかったことや気がついたこと、たずねられたことは、細かなことでも何度も納得するまで聞きましょう。もちろん、身近な人に相談することもお忘れなく・・・。
お店のキャンセル料のこと
予算・日程・場所・料理と様々な条件をクリアして決めたお店での歓送迎会でこんなトラブルがありました。
ある会社では、歓送迎会の事前の参加のキャンセルなんて以前から皆無でした。
ところが、あるとき、当日になって体調不良やらで2人が参加できなくなりました。
そうなると当然、参加料はいただけません。幹事がそっとかぶっておくつもりでしたが、お店の前で誰が不足分を支払うのかと話が大きくなってしまいました。
結局、こんなことになるのは幹事の責任だという話になりました。
さて、幹事のあなたはこれを聞いてどう思われましたか。
せっかくしんどい思いをして、幹事をしたのに、これでは何のためかわかりませんね。
こうなる前に対策があります。
まずは、お店選びを進めていく時に、お店に必ず、「事前のキャンセル」について聞いておくことです。
10人以上の予約の場合、2週間前までなら、キャンセル料はかからないが、それ以降になると、キャンセル料は、「半額」、前々日は「全額」といったお店があります。
そのことが確認できたら、皆さんにお知らせして了解をいただいておくことです。
具体的には、案内状に、このことをきちんと書いておくことです。
こうすれば、キャンセルについてのトラブルは避けることができると思います。
まとめ
歓送迎会の幹事を任されたあなたが、入社して1年目や2年目とか、あまり社内のこういった会に参加していなかったのなら、正直言って、「なぜ、私なのか？」って思うことでしょう。
今回紹介したのは、歓送迎会のお店選びだけですが、主賓の方々を始め社内のたくさんの皆さんに満足していただけるようなお店を選ぶには、様々なことを考えて進めて行くことが必要になってきます。
こうしたことは、いわば「調整力」といえます。
仕事上はもちろんのこと、仕事に直接関係のないことでも、「調整力」を身につけていってほしいという会社のお考えだと思います。
そして、会社は、失敗も糧のうち友思っておられるかもしれませんが、あなたとしては、できるだけ失敗は避けたいですね。
私がお伝えしたこと以外でも、気をつけることがあると思います。また、途中でわからなくなったり、変更したりすることもあります。
そんな時は、経験者や身近な方に相談しながら進めて行くことですね。
どうぞ、頑張ってください。
歓送迎会のことでお悩みのあなたに、
こちらでも紹介しています。
よろしければご覧ください。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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