忘年会の案内状をメールで送る時のポイントや例文

忘年会の季節が近づいてきました。

幹事の方は、日程の調整やら、会場との打ち合わせやらで、本当に大変かと思います。

中でも、忘年会の案内は、結構手間がかかりますね。

私から、忘年会の案内状をメールで送る時のポイントや例文についてお伝えします。

忘年会の案内状はいつまでに

忘年会の案内は、大切なお客様を御招待するような場合には、本来のマナーからすると、文書の案内状でご案内するのがいいです。

でも、会社の部署の忘年会などは、出欠の確認が早めにできたりするので社内メールを使うことをおすすめします。

では、時期としてはいつ頃に出すのがいいのでしょうか。

目安としては、1ヶ月前には、出すようにしましょう。

参加いただく方が予定を立てやすいですから・・・。

忘年会の案内をメールを送る場合のポイント

忘年会の案内を、メールで送る場合にはおさえておきたいポイントがいくつかあります。

件名

メールの件名は、忘年会の案内であることがわかるように、簡潔にしましょう。

＜件名＞の良い例

平成○○年度　忘年会のご案内
○○部忘年会のご案内
（具体的に書きましょう）

＜件名＞のNGな例
Re:
よろしくお願いします
お疲れ様です
お世話になっております

本文

本文のはじめには、誰に宛てて書いたメールなのかをはっきりと書きましょう。

社内では、ご存じのように、日々たくさんのメールが行き交っています。

来たメールが自分宛のものかどうかは1行目で判断していますので、簡単でいいので必ず入れましょう

例
各位
○○部の皆さんへ

受け取った人が、読みやすい文章とは、要点を明確にして、数行ずつで区切って空白行を入れたものです。
（この辺りが、デキル人というのでしょうか。）

忘年会の会場のサイトがわかれば、本文中にリンクとして引用しておくとよくわかっていただけます。

文末には、差出し人の名前と連絡先の電話番号やメールアドレスを書いておくと、参加者に何かあったときに大変役に立ちます。

重要なことを書きます。

それは、メールは決して万能ではないということです。具体的には不達や受取手の未開封です。

対策としては、朝礼や、昼休みなどを利用して、

「忘年会の案内メールを送っておきました。皆さん、ふるってご参加ください」

と、はっきりと大きな声で、繰り返し伝えてください。

この方法は、すごくアナログ的ですが、確実ですよ。

忘年会の案内のメールの例文

でも、そんな思いを「原則として参加」なんて書いてしまうと、ちょっと重たくなります。

ですから、例文にもありますように、

「希望と致しましては、全員参加していただけると○○部内の親睦も、より深められると思います。

是非、皆様の参加をお待ちしております。」

くらいにしておく方がいいと思います。

例文を活用いただければと思います。

まとめ

忘年会の幹事さんは、本当に大変です。

でも、何回もある事ではありませんので、あなたを売り込む「チャンス」と思って、

思いっきりされてください。

忘年会の関係はこちらでも紹介しています。

忘年会のリンク集です。

是非ご覧ください。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。