忘年会の案内状をメールで送る時のポイントや例文

忘年会の季節が近づいてきました。

幹事の方は、日程の調整やら、会場との打ち合わせやらで、本当に大変かと思います。

中でも、忘年会の案内は、結構手間がかかりますね。

私から、忘年会の案内状をメールで送る時のポイントや例文についてお伝えします。

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忘年会の案内状はいつまでに

忘年会の案内は、大切なお客様を御招待するような場合には、本来のマナーからすると、文書の案内状でご案内するのがいいです。

でも、会社の部署の忘年会などは、出欠の確認が早めにできたりするので社内メールを使うことをおすすめします。

では、時期としてはいつ頃に出すのがいいのでしょうか。

目安としては、1ヶ月前には、出すようにしましょう。

参加いただく方が予定を立てやすいですから・・・。

乾杯3

 

忘年会の案内をメールを送る場合のポイント

忘年会の案内を、メールで送る場合にはおさえておきたいポイントがいくつかあります。

件名

メールの件名は、忘年会の案内であることがわかるように、簡潔にしましょう。

<件名>の良い例

平成○○年度 忘年会のご案内
○○部忘年会のご案内
(具体的に書きましょう)

<件名>のNGな例
Re:
よろしくお願いします
お疲れ様です
お世話になっております

本文

本文のはじめには、誰に宛てて書いたメールなのかをはっきりと書きましょう。

社内では、ご存じのように、日々たくさんのメールが行き交っています。

来たメールが自分宛のものかどうかは1行目で判断していますので、簡単でいいので必ず入れましょう


各位
○○部の皆さんへ

受け取った人が、読みやすい文章とは、要点を明確にして、数行ずつで区切って空白行を入れたものです。
(この辺りが、デキル人というのでしょうか。)

忘年会の会場のサイトがわかれば、本文中にリンクとして引用しておくとよくわかっていただけます。

文末には、差出し人の名前と連絡先の電話番号やメールアドレスを書いておくと、参加者に何かあったときに大変役に立ちます。

重要なことを書きます。

それは、メールは決して万能ではないということです。具体的には不達や受取手の未開封です。

対策としては、朝礼や、昼休みなどを利用して、

「忘年会の案内メールを送っておきました。皆さん、ふるってご参加ください」

と、はっきりと大きな声で、繰り返し伝えてください。

この方法は、すごくアナログ的ですが、確実ですよ。


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忘年会の案内のメールの例文

大國株式会社 量販部の皆さんへ

毎日のお仕事お疲れ様です。

早速ですが、恒例の忘年会の日時が下記の通り開催致しますのでご連絡申し上げます。

今回の幹事は大津が行いますのでよろしくお願いします。

1. 日時 12月18日(金) 19:00〜

2. 場所 ○○飯店

JR中里駅 西口 徒歩3分 tel.06-1234-5678

○○飯店のHP http://xxxx.xxxx.xx

3. 参加費 男性 3500円 女性 2500円

当日、楽しいゲームも用意しております。景品も全員に行き渡るようにしております。

希望と致しましては、全員参加していただけると○○部内の親睦も、より深められると思います。

是非、皆様の参加をお待ちしております。

当日の出欠については、このメールの返信にて、

12月9日までに大津あてお知らせください。

送信の際は、件名を変えずにお願いします。

~~~~~~~~~~~~

量販部 大津(内線1234)

E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx

携帯 060-0000-0000

~~~~~~~~~~~~

幹事としては、是非、部内の方の全員に参加をお願いしたいところです。

でも、そんな思いを「原則として参加」なんて書いてしまうと、ちょっと重たくなります。

ですから、例文にもありますように、

「希望と致しましては、全員参加していただけると○○部内の親睦も、より深められると思います。

是非、皆様の参加をお待ちしております。」

くらいにしておく方がいいと思います。

例文を活用いただければと思います。

まとめ

忘年会の幹事さんは、本当に大変です。

でも、何回もある事ではありませんので、あなたを売り込む「チャンス」と思って、

思いっきりされてください。

忘年会の関係はこちらでも紹介しています。

忘年会のリンク集です。

是非ご覧ください。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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